Ошибки кадрового делопроизводства - сегодня любой грамотный руководитель знает, что вести бизнес без команды специалистов все равно, что есть суп вилкой: КПД будет совсем не тот, да и ощущения от процесса у бизнесмена-одиночки будут далеки от ожиданий.
Многие «молодые» фирмы, начиная деятельность в условиях небольшого стартового капитала и отсутствия на первых порах прибыли, стремятся экономить, отказывая себе в услугах кадрового делопроизводства. При этом они берутся оформлять взаимоотношения своей компании и работников самостоятельно, благо, интернет не преминет снабдить изобилием всевозможных образцов документов. Положившись на «диванных кадровиков», руководители скачанные контракты зачастую не проверяют ни на соответствие действующему законодательству, ни на согласованность и логику самого текста (порою и просто на грамматические ошибки),в результате чего происходят курьезные для юристов и плачевные для бизнесменов ситуации, которые мы рассмотрим в этой статье.
Ошибка кадрового делопроизводства №1: «Оклад, которого нет»
Принимая человека на работу в только открывшуюся компанию, руководители зачастую не могут предсказать, как скоро им удастся стать полнокровным развивающимся бизнесом с чистой прибылью, позволяющей обеспечить сотрудников достойным заработком, да и как проявит себя работник, «поднимая целину», тоже бывает трудно предугадать заранее. Поэтому стороны сходятся на «посмотрим, как пойдет», а пункт контракта, в котором указывается зарплата, оставляют пустым, согласовывая его лишь устно. Либо, что тоже нередко встречается, руководитель вообще не просматривает контракт, просто подписывая его и отдавая один экземпляр работнику, о чем благополучно забывает. Пока с работником не возникает конфликтов, и последний, возмущаясь низкой зарплатой или отсутствием оной в течение длительного времени, не обращается в суд. При этом у рядового работника свободного времени побольше, доверия к контракту поменьше, а с пустующими графами в суд предъявлять контракт неловко, в связи с чем у особо предприимчивых процесс чтения контракта переходит в процесс его редактирования в виде заполнения графы о размере зарплаты самостоятельно. Судебной практике известны случаи, когда требования работников материального характера удовлетворялись исходя из того, какой размер заработной платы указан в «дополненном» контракте, даже при заявлениях директора о самовольных «художествах» работника и махании перед носом судьи «чистым» братом-близнецом спорного контракта.
Также напомним, что оплата труда – это существенное его условие, которое должно быть согласовано в контракте. Так, ранее широко распространена была формулировка «с оплатой труда согласно штатному расписанию», от которой юристы и специалисты по кадровому делопроизводству рекомендуют отказываться ввиду ее некорректности по ряду моментов.
- Совет №1: составляя контракты самостоятельно, помните: размер зарплаты в контракте должен быть указан всегда.
Ошибка кадрового делопроизводства №2: «Три корочки хлеба!»
Эта ошибка является производной от рассмотренной выше ситуации, когда наниматель не хочет либо не может указать в контракте реальную зарплату. При этом, прислушавшись к совету №1, им было решено не оставлять данный вопрос без согласования, и в дело вступает минимальный размер оплаты труда, установленный Советом Министров (сейчас это 265 белорусских рублей). Но мнение Совмина – величина непостоянная, а зарплата ниже минимального уровня, скорее всего, очень долго будет являться основанием для привлечения нанимателя к административной ответственности.
На практике, минимальная зарплата обычно дополняется различными поощрительными выплатами, чтобы «к выдаче» сформировалась сумма, за которую сотруднику не будет совсем неловко работать, что создает дополнительную нагрузку на бухгалтера.
Готовы ли вы тратить свое время, контролируя актуальность указанной заработной платы в контрактах с работниками, а также время своего бухгалтера на «колдовство» над заработной платой?
- Совет №2: Прописывая размер оплаты труда в контракте, следует ориентироваться на величины большие, чем текущий минимальный размер заработной платы, а в идеальной ситуации - указывать реальный ее размер, чтобы сохранить душевное спокойствие вашего бухгалтера в период расчета выплат сотрудникам, а для последних – возможность воспользоваться предусмотренными законом гарантиями и не терять доверие к вам.
Ошибка кадрового делопроизводства №3: «Казнить нельзя помиловать»
В топ-5 ошибок, которые при анализе кадрового делопроизводства встречает юрист/специалист по кадрам, безусловно, входит простая невнимательность (описок, ошибок, неточностей) при составлении контрактов, в том числе:
- путаница со ставкой (указано, что сотрудник принимается на половину ставки, но не конкретизировано, является ли указанная в контракте оплата труда оплатой за целую ставку и, соответственно, подлежит дроблению, либо половиной ее, которую и будет получать работник, указан график, по которому нормы рабочего времени не соответствуют ставке);
- несоответствие чисел, указанных цифрами, с указанными прописью в скобках (например: 300 000 (четыре тысячи),а также сохранение указание оплаты в неденоминированных рублях (представьте, если ваш бывший работник через суд потребует свои миллионы по контракту, заключенному после 01.07.2016);
- указание пенсионного возраста в 55/60 лет и иных деталей согласно устаревшему законодательству;
- неверное указание профессий/должностей (например, менеджер по уборке прилегающей территории).
- Совет №3: будьте недоверчивы к своим типовым контрактам, даже (и тем более!) если вы давно работаете с ними.
Ошибка кадрового делопроизводства №4: «То ли девочка, а то ли виденье».
Ваш бизнес развивается семимильными шагами, а ручка раскалилась докрасна от подписанных контрактов, нужно срочно масштабировать бизнес, и нет времени на мелочи: - Как зовут? - Маша. - Хорошо, Маша, распишись вот здесь и иди за прилавок, фуру с леденцами уже разгружают!
«Поспешишь – людей насмешишь» - предупреждает пословица от заполнения контракта «на коленях» и записи паспортных данных сотрудника на слух. Даже если кажется, что обязанности новичка не позволяют ему злоупотребить вашим доверием, мы советуем не испытывать судьбу и отвести достаточное время на изучение документов, предоставленных сотрудником при приеме на работу. Иначе вы рискуете неприятно удивиться тому, какой материальный ущерб может принести фирме весьма безобидная с виду юная нимфа, и как тяжело бывает найти работника, если достоверно известны только его приметы.
Не будем также забывать, что законодательством (и, иногда, здравым смыслом) продиктованы определенные требования к ряду профессий/должностей (права управления транспортным средством определенной категории, требования к состоянию здоровья, квалификации),отвечать за несоблюдение которых могут обязать вас.
- Совет №4: доверяй, но проверяй: при приеме на работу у сотрудника должны быть ВСЕ необходимые документы, и изучать их следует очень внимательно.
Ошибка кадрового делопроизводства №5: «Пойди туда, не знаю, куда, принеси то, не знаю, что».
Существует мнение, что, если договор составил хороший юрист, то в нем простому смертному ничего не будет понятно, следовательно, юридически правильный, «хороший» документ = непонятный документ. Но это вовсе не так (если точнее, не всегда так). Когда в контракте непонятного вам более либо он уместился на 1 листе и написано в нем только кто и куда принят, есть повод задуматься, отвечает ли он вашим потребностям. Если устные договоренности с работником предполагают какие-то особенные, нетипичные условия труда (например, работа на дому),а тратить свое время/деньги на составление подробных должностных инструкций не представляется возможным, следует оговорить такие моменты в контракте. Так, если ваш сотрудник вправе брать из офиса документы либо имущество для работы с ними на дому, следует письменно закрепить с ним данную процедуру, его ответственность за их сохранность и сроки возврата, что не исключает необходимость составления должностной инструкции и договора о материальной ответственности.
- Совет №5: лучше 1 раз написать в контракте, чем 100 раз писать во все инстанции.
Разумеется, все ситуации индивидуальны, и рассказать вам все нюансы самостоятельного ведения кадрового делопроизводства за одну статью так, чтобы вам не было скучно, невозможно. Мы лишь надеемся, что помогли своими советами сформировать более взвешенный подход к использованию чужих шаблонов документов и осознанию того, что, в конечном счете, за все недостатки подписанных вами контрактов будете нести ответственность именно вы. Ведь нередко ошибки в контрактах стоят гораздо дороже, чем услуги опытных специалистов, а время, потраченное на «бумажную работу», если она вам не близка и не интересна, - это деньги, которые вы могли бы заработать любимым делом.