Электронная накладная является электронным документом, создаваемым через обмен стандартизированными сообщениями, заверенными электронной цифровой подписью (ЭЦП). Сообщения передаются между отправителем груза и получателем через аккредитованную организацию — EDI-провайдера. Чтобы сформировать одну электронную накладную, отправителю (получателю) может понадобиться создать и отправить от одного до четырёх таких сообщений.
Электронный транспортный сопроводительный документ (ЭТТН) применяется вместо бумажных аналогов для списания товарно-материальных ценностей со стороны отправителя и (или) учёта их у получателя (согласно части 1 пункта 8 ТНПА № 9/75/35/26, части 4 пункта 1 Инструкции № 58). Это позволяет отказаться от оформления традиционных бумажных ТТН. Подписанный и корректно переданный ЭТТН также считается первичным учётным документом (в соответствии с пунктом 6 статьи 10 Закона № 57-З),подобно своим бумажным аналогам.
Отдельный вид электронных накладных составляют технические сообщения, предназначенные для передачи данных об отгружаемых товарах в систему отслеживания. Отправка таких сообщений происходит без необходимости взаимодействия с получателем. Грузоотправители формируют эти сообщения для товаров, подлежащих отслеживанию, при их отгрузке в адрес нерезидентов.
Технические сообщения не рассматриваются как первичные учётные документы. При их использовании потребуется дополнительное оформление транспортных накладных на бумажных носителях, которые и будут считаться таковыми (согласно пункту 15 Положения № 496).
Для успешной отправки и получения электронных накладных (ЭТТН) требуется следовать определенным шагам и обеспечить соблюдение установленных правил:
GLN хранится в межведомственной информационной системе «Банк данных электронных паспортов товаров» (ePASS).
Для использования электронных накладных GLN необходим как для грузоотправителя, так и для грузополучателя, он заполняется в полях «GLN грузоотправителя» и «GLN грузополучателя». Важно, чтобы указанные GLN были зарегистрированы в системе ePASS (часть 1 пункта 14 ТНПА № 9/75/35/26).
GTIN — международный идентификационный код товара, присваиваемый согласно правилам Международной системы товарной нумерации.
Данные о GTIN вносятся в электронную накладную грузоотправителем, поэтому именно он обязан располагать информацией о GTIN. Организации, выступающей только в роли грузополучателя, этот номер для оформления электронной накладной не нужен.
Если у товара отсутствует GTIN, его необходимо получить. Для импортных товаров с ранее присвоенным иностранным GTIN (не начинающимся с 481) требуется регистрация данного номера.
В целом, процесс присвоения номеров GTIN и их регистрации, а также присвоение GLN осуществляется автоматизированной системой идентификации ГС1 Беларуси. Производители либо импортеры направляют запрос в ГП «Центр систем идентификации», где указывают название продукта и его характеристики. После того, как товару присвоили белорусский номер GTIN, создается электронный паспорт товара в системе ePASS. Для импортного товара на каждый иностранный GTIN из заявки также формируется электронный паспорт в системе ePASS. При этом белорусский GTIN с кодом 481 данному продукту не присваивается (пп. 6.2.1, 6.2.2 ТКП 208-2009 (03220)/(07010),пункты 18, 22 постановления № 748, части 2 и 4 пункта 7 постановления № 1116).
После этого данные об этих продуктах и присвоенных номерах GTIN могут использоваться не только организациями, подавшими запросы на присвоение или регистрацию GTIN, но и другими участниками рынка: поставщиками продукции, логистическими компаниями и торговыми предприятиями.
Технический номер GTIN присваивается автоматически через систему «Электронный знак» при обязательной маркировке средствами идентификации оставшихся товаров, указанных в приложении 2 к постановлению № 1030, которая проводится по упрощенной процедуре.
Информация о техническом номере GTIN также хранится в системе ePASS, и этот номер может применяться в электронных накладных внутри страны.
В некоторых исключительных ситуациях субъекты хозяйственной деятельности могут формировать GTIN самостоятельно для применения в электронных накладных. Эти номера могут использоваться в электронных транспортных накладных (ЭТН) при внутреннем перемещении товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между структурными подразделениями, местами ведения деятельности (складирования, эксплуатации, производства, использования, продажи, добычи, заготовки),а также среди работников организации, несущих материальную ответственность; продаже ТМЦ, бывших в употреблении; передаче ТМЦ без GTIN в тех случаях, когда передача не является продажей, кроме случаев передачи по договорам лизинга, комиссионных договоров и других аналогичных соглашений, связанных с дальнейшей реализацией.
GTIN ограниченной циркуляции формируются субъектом, имеющим номер GLN, согласно правилам, утверждённым ГП «Центр систем идентификации» и согласованным с МНС.
Все данные о присвоенных номерах GLN и GTIN находятся в системе ePASS. При создании электронных накладных EDI-провайдер проверяет указанные грузоотправителем номера GLN грузоотправителя и грузополучателя, а также номера GTIN на предмет соответствия информации, хранящейся в данной системе.
Информация о номерах GTIN ограниченной циркуляции, начинающихся с «029», в системе ePASS отсутствует. Правильность использования белорусских GTIN ограниченной циркуляции может быть проверена EDI-провайдером посредством специализированного веб-сервиса.
Подключение к EDI-провайдеру
Все участники процесса обмена электронными накладными обязаны присоединиться к системе электронного документооборота (ЭДО),используя услуги белорусского EDI-провайдера (подпункты 1.3–1.5 постановления № 940, часть 1 пунктов 4 и 10 ТНПА № 9/75/35/26). Без подключения к системе ЭДО создание и подпись электронной накладной невозможны.
Подключение осуществляется на основе договора с EDI-провайдером. Грузоотправители и грузополучатели вправе выбрать провайдера независимо друг от друга.
Грузополучателями, грузоотправителями или автомобильными перевозчиками могут выступать и сами EDI-поставщики. Для формирования, отправки и приема электронных накладных им тоже необходимо подключение к системе ЭДО через другого провайдера. Исключением являются только те EDI-пользователи, которые являются республиканскими юридическими лицами, подведомственными государственным органам или входящими в структуру организаций, подчиняющихся Совету Министров (абзац 9 подпункта 1.11 постановления № 940).
Чтобы использовать ЭЦП для подписания электронных накладных, как грузоотправителям, так и грузополучателям понадобятся следующие элементы:
- Личный ключ, выданный Республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами Республики Беларусь (РУЦ ГосСУОК);
- Атрибутный сертификат, подтверждающий полномочия сотрудника на подписание электронных документов от имени организации (подпункт 1.5 постановления № 940, подпункт 19.1, 19.2 ТНПА № 9/75/35/26).
Ответственность за подписание электронных накладных возлагается на конкретных сотрудников, назначаемых каждой стороной (это могут быть специалисты по продажам, кладовщики, бухгалтера, директора или другие сотрудники).
Для подписания электронных накладных уже существующий ключ ЭЦП будет действителен только в том случае, если он был выдан удостоверяющим центром физическому лицу, которое официально уполномочено подписывать такие документы в данной организации.
Номера GLN и GTIN
Электронные накладные предполагают использование двух уникальных реквизитов, отсутствующих в бумажных документах: GLN (Global Location Number) и GTIN (Global Trade Item Number). Без их наличия невозможно создать и передать электронную накладную. Эти реквизиты являются обязательными для всех видов электронных накладных, вне зависимости от порядка их составления (части 1-3 подпункта 2.2 постановления № 940).
GLN — это международный идентификационный номер участника хозяйственной деятельности. Он включает 13 цифр, начинаясь с национального кода (для Беларуси — 481). Этот уникальный номер позволяет точно определить контрагента, включая взаимодействие за пределами страны. В номере GLN зашифрованы сведения об организации, её адресах, назначении объектов и прочее. Одна организация может иметь несколько GLN, например, для каждого филиала, офиса, магазина или склада (подпункт 3.16, пункт 6.1.3 ТКП 208-2009 (03220)/(07010)).
В Беларуси GLN присваивает система автоматической идентификации ГС1. Подробная инструкция по его получению доступна на веб-сайте.
Применение электронных накладных и электронных документов в деятельности организации
Первичный учетный документ — документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета. В случае составления одного и того же документа как на бумаге, так и в электронной форме, оба варианта будут обладать равной юридической силой согласно части 2 статьи 19 Закона № 113-З. Документы, оформленные в электронном формате и заверенные ЭЦП, могут использоваться без каких-либо ограничений. Электронные накладные в нашей стране применяются как добровольно, так и в обязательном порядке.
Существуют особые правила хранения таких документов. Временное и последующее постоянное хранение должны осуществляться в сроки и в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле и делопроизводстве. Важно обеспечить сохранность и подлинность этих документов на всех этапах хранения (часть 2 пункта 2 статьи 18 закона № 57-З). Обязательное применение электронных накладных предусмотрено при обороте товаров, подлежащих прослеживаемости, а также при работе с товарами, маркированными средствами идентификации. Электронный документооборот может также использоваться в международной торговле. Прежде всего, это относится к взаимодействию с партнерами из России.
С 01.05.2024 появилась возможность составлять акт приемки товаров по количеству и качеству в виде электронного документа (электронный акт приемки) для внесения изменений в электронные накладные. Он формируется в случаях выявления при приемке товаров недостачи, или излишков, или товаров ненадлежащего качества; внесения иных изменений в электронные накладные и иные документы.
При использовании электронного акта приемки у грузополучателя появится возможность подписать ЭТТН (ЭТН) при получении товаров (за исключением товаров, подлежащих прослеживаемости) до проведения их приемки. Впоследствии, если в процессе приемки обнаружатся какие-либо несоответствия, они будут внесены в систему электронного документооборота на основе этого акта. Внесение изменений в электронные накладные по прослеживаемым товарам путем составления электронного акта приемки новым постановлением не предусматривается
Применение электронного документооборота поможет организациям оптимизировать бизнес-процессы, снизить затраты на курьерские службы по доставке документации, расходные материалы для печати, содержание архива для длительного хранения документов. Обмен документами в цифровом формате позволяет автоматизировать многие процессы делопроизводства, такие как обработка и распределение первичных документов. Это высвобождает ресурсы сотрудников для выполнения более важных задач, сохраняя при этом значительное количество рабочего времени.